Een goed co-creatief ontwerpproces kent een prettig ritme van interactieve momenten. Bij Open Kaart noemen we dit ritme de ‘hartslag’ van het proces. Het denken vanuit zo’n hartslag helpt ons om voor ieder project een passend procesontwerp te maken. We ontwerpen het proces zo, dat steeds op het juiste moment een betekenisvolle uitwisseling plaatsvindt tussen gebruikers en ontwerpers. Dat lukt als elk moment van interactie een duidelijke functie heeft binnen het totale procesontwerp. In dit artikel leggen we uit hoe wij dit aanpakken.
We kennen allemaal de complexe maar overzichtelijke planningen van bouwprojecten. Zo’n ‘Gantt-chart’ als procesdiagram geeft het gevoel van totale controle over de stappen in een proces. Verdeel de taken over de verschillende uitvoerders en je hebt een waterdicht verhaal. Maar wat nu, als je een open proces wilt opzetten waaraan allerlei groepen kunnen bijdragen? Voor projectleiders zonder ervaring met co-creatie kan dit voelen als het uit handen geven van controle, maar met de juiste aanpak is dit niet nodig.
Het openstellen van het ontwerpproces
Een co-creatief ontwerpproces gaat een stap verder dan reguliere participatie. Wij zien co-creatie als kans om het creatieve proces van ontwerpen en ontwikkelen in te zetten om relevante groepen te betrekken en verbinden. Deze groepen kunnen vanuit hun ervaringsdeskundigheid ideeën verrijken en vroegtijdig helpen om sensitiviteit te ontwikkelen voor wensen of bezwaren van gebruikers en omgeving. Zo kunnen specifieke kwaliteiten ontstaan vanuit een breed gedragen proces.
In plaats van consultatie vooraf worden gebruikers, bewoners of initiatiefgroepen betrokken tijdens het ontwerpproces. Daarmee krijgen betrokkenen ook een inkijkje in het proces. Ze ervaren welke dilemma’s er komen kijken bij de ontwerpopgave en helpen mee hierop een passend antwoord te geven.
Een goed procesontwerp maakt voor de organisatie én deelnemers van bijeenkomsten duidelijk welke rol deze interactie speelt in het totale proces.
Een co-creatief ontwerpproces kenmerkt zich door een ritme van bijeenkomsten waarin verschillende gebruikersgroepen op verschillende manieren betrokken worden in het ontwerpproces. De ene groep haakt zijdelings aan terwijl een andere groep juist vergaand betrokken wil worden. Daarbij moet iedere deelnemer zich kunnen oriënteren in het proces: waar staan we, waar komen we vandaan en waar gaan we naartoe? En dus ook: wat staat er al vast, wat wordt er van mij verwacht en wat wordt er met mijn inbreng gedaan? Een goed procesontwerp maakt voor de organisatie én deelnemers van bijeenkomsten duidelijk welke rol deze interactie speelt in het totale proces.
De hartslag als procesmodel
Maar hoe maak je nu zo’n procesontwerp? Een goede hartslag maken gaat uit van een aantal basisprincipes. Ten eerste tekenen we een tijdslijn die de projectduur bestrijkt.
Deze tijdslijn is ook de denkbeeldige lijn tussen de bovenkant en de onderkant van het proces. Tussen de momenten van interactie en publieke communicatie boven de streep en de processen van voorbereiding en uitwerking onder de streep.
Aan de bovenkant van het proces maken we bovendien onderscheid tussen schaalniveaus om het bereik en de aard van bijeenkomsten of communicatie-uitingen inzichtelijk te maken. Zo is direct duidelijk wanneer een bijeenkomst een hele wijk betreft of een kleinere groep zoals specifieke belangengroepen. Ook wordt duidelijk hoe vaak deelnemers actief betrokken kunnen zijn bij het proces. Wanneer er teveel tijd tussen de hartslagen zit, kan overwogen een contactmoment toe te voegen in de vorm van een bijeenkomst of middels een nieuwsbrief of flyer.
Wanneer de werkzaamheden onder de tijdlijn en de contactmomenten boven de tijdslijn in kaart worden gebracht ontstaat er overzicht waaruit samenhang zichtbaar wordt. Door je oogharen kun je nu de proceslogica zien in de vorm van een golf die de boven- en onderkant met elkaar verbindt. Dit is de hartslag.
Hartslagen herkennen
Van gebouwrenovaties tot gebiedsontwikkelingen; de hartslag blijkt een bruikbaar model om samen met betrokkenen tot effectieve processen te komen op alle schaalniveaus. Inmiddels herkennen we bij Open Kaart verschillende standaardtype hartslagen met elk hun kwaliteiten en risico’s.
Zo is er bijvoorbeeld de Twin Peaks, een veelgebruikte opzet. Hierbij start een proces breed en open voor publiek en sluit deze ook weer af op hetzelfde schaalniveau. Tussen deze momenten door vinden bijeenkomsten of workshops plaats met kleinere groepen betrokkenen die meer de diepte in gaan.
Een andere basishartslag is de Sneeuwbal. Hier gaat het om een open proces met een kleine initiatiefgroep die steeds verder kan groeien naarmate het ontwerp of de ontwikkeling vordert.
Niet het juiste ritme
Even goed zien we in onze omgeving hartslagen die de plank mis slaan. Een klassieker is het Onderwatermonster. Er staat iets te gebeuren, maar de gemeente of initiatiefnemer durft de omgeving pas te betrekken als zij zelf een antwoord heeft op alle vragen. Bewoners voelen iets aankomen, maar wanneer het zover komt is het al te laat om nog constructieve input mee te kunnen geven.
Een ander voorbeeld is de Barfight. Plotseling gebeurt alles tegelijk en daarna is het feest voorbij. Dit type zien we steeds vaker voorkomen bij grotere gebiedsontwikkelingen. Er worden in korte tijd tien bijeenkomsten gehouden op uiteenlopende thema’s en daarmee is het participatievakje afgevinkt. Omdat er tussendoor geen tijd en ruimte is om ontwerpstappen te maken, blijft alles eenrichtingsverkeer. Een gemiste kans voor extra kwaliteit en betrokkenheid.
Co-creatieproces verbeeld
De hartslag is meer dan alleen een handige procestool. Het is een model om co-creatieprocessen intuïtief in beeld te brengen, zodat het gemakkelijker wordt om met alle betrokkenen procesafspraken te maken. Is de volgorde goed? Zijn er genoeg bijeenkomsten of juist te veel en hoe neemt de ontwerper de resultaten mee in het ontwerpproces? De hartslag plaatst bijeenkomsten in hun context als betekenisvolle sleutelmomenten, zodat zij effectiever bijdragen aan het resultaat.
Een goed proces garandeert een goed resultaat en een gedragen proces legitimeert het resultaat. Bovendien is een goed proces voor alle betrokken ook gewoon veel leuker.
Gaat jouw hart hier ook sneller van kloppen? Neem contact op om de handleiding en meer informatie te ontvangen.